TIETOSUOJASELOSTE
Soveltamislaajuus ja hyväksyminen
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin TAS-Power Oy:n liiketoimintaprosesseihin, sivustoihin, toimialueisiin, mobiiliratkaisuihin ja pilvipalveluihin.
Tässä ilmoituksessa kerrotaan TAS Power Oy:n tekemästä tietojen käsittelystä, kun TAS Power Oy on rekisterinpitäjä.
Henkilötiedot ovat tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite tai puhelinnumero. TAS-Power Oy:n on käsiteltävä henkilötietoja, jotta voimme palvella asiakkaitamme, täyttää velvollisuutemme työnantajana ja aliurakoitsijana sekä täyttää lainsäädännön vaatimat velvollisuudet.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä:
TAS-Power Oy
0899177-7
Hyttimestarinkuja 4, 02780 Espoo
Puh: +35898194400 (vaihde)
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa:
TAS Power Oy / Hanna Laakkonen
Hyttimestarinkuja 4, 02780 Espoo
Puh: +358 46 8782012
hanna.laakkonen@tas-power.fi
Rekisterit
TAS-Power Oy:n henkilötietoja sisältävät rekisterit:
– Työntekijärekisteri
– Asiakasrekisteri
– Työmaan kulunvalvonta- ja henkilötietorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään lain, sopimuksen tai viranomaisen määräyksen määrittelemien velvollisuuksien täyttämiseksi.
Työntekijärekisteri
Työsopimuksen allekirjoittaneiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään työnantajan työsopimuksella määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi. Käsittely perustuu työsopimuslakiin (2001/55, erit. 2. luku).
Vuokratyöntekijöiden henkilötietoja käsitellään tilaajavastuulaissa määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi.
Projektin läpiviemistä varten työmaalla pidetään yhteystietoluetteloa projektin henkilöstöstä. Projektin läpiviemistä, aikatauluttamista, resurssinhallintaa ja -suunnittelua varten työmaalla työskentelevien työntekijöiden henkilötietoja käsitellään. Näiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen.
Asiakasrekisteri
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen, sopimuksen täytäntöönpanoon, sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös tyytyväisyystutkimuksiin ja suoramainontaan nykyisten ja potentiaalisten yritysasiakkaiden kontaktihenkilöille.
Työmaan kulunvalvonta- ja henkilötietorekisteri
Henkilötietoja kerätään ja luovutetaan kun kyse on urakoinnista yhteisellä työmaalla. TAS-Power Oy toimii pääsääntöisesti aliurakoitsijana, jonka velvollisuus on antaa tarvittaessa henkilötietoja työmaalla käyttämistään yhteyshenkilöistä ja työntekijöistä. TAS-Power Oy:llä on myös lain mukaisia velvoitteita selvittää sopimuskumppaneistaan ja heidän työntekijöistään tietoja ja pitää heistä luetteloita. Näiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu lakiin.
Projektin läpiviemistä varten työmaalla pidetään yhteystietoluetteloa projektin henkilöstöstä. Projektin läpiviemistä, aikatauluttamista, resurssinhallintaa ja suunnittelua varten työmaalla työskentelevien työntekijöiden henkilötietoja käsitellään. Näiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen.
Toimiston kulunvalvontarekisteri
Henkilötietoja luovutetaan vuokranantajan kautta kulunvalvonnan palveluntarjoajalle, jotta henkilön pääsy toimistolle on mahdollista.
Rekisterien tietosisältö
Työntekijärekisteri:
– Etu- ja sukunimi
– Järjestelmän sisäinen henkilönumero
– Suomalainen henkilötunnus
– Veronumero
– Kotiosoite
– Puhelinnumero
– Sähköpostiosoite
– Työsuhteeseen liittyvät tiedot ja sen laatu
– Ay- ja ulosmittaustiedot
– Työntekijän verotukseen liittyvät tiedot
– Työhöntulo- ja määräaikaistarkastuspäivämäärät
– Osaamis- ja koulutustiedot
Asiakasrekisteri
– Etu- ja sukunimi
– Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
– Y-tunnus tai henkilötunnus
– Asiakasnumero
– Laskutus- ja perintätiedot
– Asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten sähköpostit)
Työmaan kulunvalvonta- ja henkilötietorekisteri
– Etu- ja sukunimi
– Veronumero
– Puhelinnumero
– Sähköpostiosoite
– Työnteko-oikeuden peruste
– Työnantaja
– Työnantajan y-tunnus
– Työnantajan yhteyshenkilö
– Työnantajan yhteyshenkilön yhteystiedot
– Syntymäaika
– Veronumero
– Kotikunta
– Osoite Suomessa
– Osoite kotivaltiossa
– Kulkuluvan alkamis- ja päättymispvm
– Passi- tai henkilökorttikopio
– Kopio työluvasta
– A1-todistus
– YEL-todistus
Säännönmukaiset tietolähteet
Työntekijärekisteri
Työntekijää itseään koskevia henkilötietoja kerätään työntekijältä itseltään.
Asiakasrekisteri
Rekisteri koostetaan tarjouspyynnöstä, TAS-Power Oy:n kanssa tehtävän asiakkuussopimuksen solmimisen yhteydessä ja asiakkuuden aikana asiakkaan tai häntä edustavan yhtiön antamista tiedoista sekä asiakassuhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, luottotietorekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
Työmaan kulunvalvonta- ja henkilötietorekisteri
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään perehdytyksen yhteydessä sekä hänen työnantajaltaan. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, luottotietorekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Tietoja voidaan myös luovuttaa projektin avainhenkilöille, mikäli heillä on oikeus henkilötietoihin lain tai sopimuksen mukaan.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.
Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli TAS-Power Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Suojaus ja säilytys
Tietoja käsitellään niin manuaalisena kuin sähköisenä käsiteltävinä tietoina.
A Manuaalinen aineisto
Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
B Sähköiset aineistot
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.
Ainoastaan TAS-Power Oy:n määrittelemiin henkilöstöryhmiin kuuluvilla työntekijöillä sekä sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin TAS-Power Oy:n myöntämällä käyttöoikeudella.
TAS-Power Oy varmistaa, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan sovittuja salassapitoehtoja tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja ovat tietoisia henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvoitteistaan ja käsittelevät niitä ainoastaan sopimuksen ja näiden erityisehtojen mukaisesti.
Työntekijärekisterin henkilötietojen säilytysaika määräytyy työsopimuslain, työaikalain, vuosilomalain, vanhentumislain ja kirjanpitolain mukaan.
Asiakasrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat.
Kulunvalvonta- ja työmaan henkilötietorekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten tilaajavastuu-, työturvallisuus-, ulkomaalais- ja henkilötietolaki, noudatettavaksi tulevat säilytysajat.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26–29 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu sekä vaatia virheellisten tietojen oikaisua, tietojen poistamista ja siirtoa. Rekisteröidyn kirjallisesta pyynnöstä henkilötietoihin tehdään tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot poistetaan.
Tietojen tarkastus- ja päivityspyynnöt tehdään henkilökohtaisesti TAS-Power Oy:n toimistolla kirjallisesti TAS-Power Oy:n rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Henkilötiedot luovutetaan TAS-Power Oy:n toimistolla pyytäjän henkilöllisyyden varmistamisen jälkeen henkilökohtaisesti.
Rekisteröidyn pyynnöstä huolimatta, TAS-Power Oy:llä on oikeus kieltäytyä henkilötietojen poistamisesta, mikäli sopimuksen velvoitteiden täyttäminen tai lainsäädäntö edellyttävät niiden säilyttämistä.
Tietoturvaloukkaukset
TAS-Power Oy ilmoittaa kirjallisesti tietoonsa tulleesta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkauksesta voi aiheutua riski luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, ilman aiheetonta viivytystä tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidylle itselleen.
Automaattinen tiedonkeruu
TAS-Power Oy käyttää yleisesti käytössä olevia digitaalisen markkinoinnin menetelmiä ja työkaluja kerätessään tietoja internetsivuilla kävijöistä. Näitä tietoja kerätään sivustojemme käytettävyyden ja sisällön parantamiseksi, mainonnan ja markkinoinnin kohdentamiseksi sekä kävijän mielenkiinnon kohteiden selvittämiseksi. Pääasiallisesti tietojen kerääminen tapahtuu evästeiden avulla (ks. alla) eikä niitä voida yhdistää yksittäiseen henkilöön.
Evästeet ovat pieniä merkkijonon sisältäviä tekstitiedostoja, joiden avulla selain voidaan tunnistaa yksilöivästi. Sivusto tai kolmas osapuoli lähettää ne tietokoneeseen. Evästeiden käyttöä säätelee lait, kuten Tietoyhteiskuntakaari 205§, jonka mukaan evästeitä, sivuston käyttötietojen tallentamisesta ja niiden käyttötarkoituksesta on kerrottava selkeästi ja kattavasti sivuston käyttäjälle.
Useimmat selaimet on määritetty hyväksymään evästeitä. Voit kuitenkin muuttaa selaimen asetuksia siten, että selain kieltäytyy ottamasta vastaan kolmannen osapuolen evästeitä tai ilmoittaa niiden lähettämisestä. Saat lisätietoja evästeistä ja niiden toiminnasta esimerkiksi osoitteesta www.allaboutcookies.org.
Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta ymmärrämme paremmin millaisesta sisällöstä sivustomme kävijät ovat kiinnostuneita ja auttavat parantamaan sivustomme käyttäjäkokemusta.